Como gerenciar projetos e evitar retrabalhos em uma empresa de TI

Já pensou se a maioria dos projetos fosse concluída exatamente como foi desenhado no papel? A vida dos gestores seria, sem dúvidas, bem mais fácil.

Porém, isso não é algo que está longe de ser verdade, só é preciso saber como gerenciar de maneira correta os projetos de uma empresa de TI.

Que tal aprendermos como se faz?

Adote somente uma metodologia

A discussão para definir qual a melhor metodologia para gerenciar um projeto de TI pode ser algo muito longo, mas é preciso reconhecer que a maioria delas tem elementos suficientes para auxiliar nas organizações a conseguirem atingir seus objetivos.

Dito isso, a primeira dica que vamos te dar é: avalie qual a metodologia mais efetiva para a equipe do projeto e seus clientes. Tenha certeza se a equipe do projeto e seus clientes estão mais inclinados a metodologias que apresentem traços mais tradicionais de desenvolvimento de projetos (em cascata) ou métodos mais ágeis e dinâmicos.

Depois de realizar a escolha da metodologia, procure mantê-la até o final do projeto para garantir que tudo fique padronizado.

Alinhe as expectativas com frequência

É comum que um único projeto possua vários públicos de interesse com diferentes expectativas para com o empreendimento. Por essa razão, outra dica bem legal e essencial é que o gestor procure conhecer a fundos as expectativas dos:

• Patrocinadores;
• Clientes;
• Fornecedores;
• Equipe.

Além disso, faça reuniões ou comunicados sempre que possível, a fim de manter tudo alinhado. Isso evitará conflitos enquanto as etapas do projeto estiverem em execução, gerando economia de tempo e recursos.

Formação de equipes específicas para cada projeto

De maneira geral, as empresas de TI possuem sua estrutura organizada de forma funcional, especialmente graças às facilidades de gestão.

O melhor, entretanto, é que a equipe realize as tarefas com um time de funcionários para cada um dos projetos.

Desta maneira, os colaboradores podem ser escolhidos a partir de seu perfil e dos recursos com maior disponibilidade.

Mantenha os pés no chão

Estimativas pouco realistas de prazos para a conclusão de uma tarefa podem significar um grande problema para qualquer projeto.

Por isso, no momento em que fechar o cronograma, é muito importante que as estimativas de tempo estejam alinhadas e aprovadas por todos os membros envolvidos na tarefa. Desta forma, são evitadas surpresas desagradáveis durante a execução do projeto.

Comunicação é palavra-chave

Um dos fatores que mais comprometem o sucesso dos projetos é a presença de erros na comunicação. A má comunicação pode acabar provocando o desgaste da equipe e prejudicar os resultados e prazos estabelecidos.

Uma lição de ouro da gestão de projetos é investir em ferramentas e práticas que tornem possível que todos os envolvidos no processo consigam ficar cientes sobre o seu papel, além do andamento geral do trabalho.

Primeiro, o gestor precisa ter uma noção clara de quem são os stakeholders. Depois, é necessário estabelecer o meio de comunicação mais adequado para eles.

Um projeto de TI chega até mesmo a atingir outras áreas, como a engenharia. Nesse caso, enquanto a comunicação da equipe tem que estar assegurada com a utilização de um bom software de gestão, o contato com um mestre de obras, por exemplo, será bem mais eficaz se realizada por telefone.

Essas são as melhores maneiras de gerenciar projetos de uma empresa de TI. Como a Tecnologia da Informação virou algo muito importante hoje, não deixe de aplicar essas dicas na sua organização!

Agora que você já sabe como gerenciar seus projetos de maneira eficaz, confira algumas dicas importantes sobre como reduzir custos com TI e poupar os recursos da sua empresa!

Qualquer dúvida é só falar conosco! Será um prazer falar com você!

Até logo!