Gerenciamento de projetos: 5 maneiras de reduzir os custos
No cerne de qualquer boa implementação de tecnologia está um gerente de projetos muito bem preparado ou uma equipe de gerenciamento de projetos experiente. O fato principal é que, as pessoas que trabalham em um projeto, em sua maior parte, é quem irão determinar se o mesmo será bem-sucedido e também se os custos finais deste projeto foram efetivamente viáveis ou não.
E no final de tudo, é isto que realmente importa para uma corporação: o custo final de um projeto. Com técnicas eficazes de gerenciamento de projetos, você pode ter certeza de que seu projeto será concluído num tempo bem menor e a um custo infinitamente inferior ao orçado inicialmente.
Aqui estão cinco maneiras muito eficiente de como o gerenciamento de projetos pode reduzir os custos do seu projeto:
Índice
Identificar corretamente os custos na fase de planejamento
O processo de planejamento é, em muitos aspectos, baseado em conjecturas. Você está na realidade, apostando que sua equipe de implementação do projeto será capaz de concluir o seu projeto exatamente da maneira que você deseja que seja feito e com um custo pré-determinado, para que você esteja muito bem preparado para tudo.
Identificar com precisão os custos é fundamental para evitar itens inesperados “pelo caminho”, isto é, quando o projeto estiver em desenvolvimento. Você precisa incluir todos os custos iniciais da linha de base de trabalho, o cronograma do projeto, o plano de utilização e/ou contratação de recursos humanos (equipe), uma avaliação de risco e os fatores ambientais. Tudo isso deve constar no seu plano orçamentário para o projeto.
Utilize a experiência dos “de casa” de forma adequada e eficaz
Infelizmente, alguns gerentes de projetos acabam tentando transformar o pessoal interno em especialistas de áreas que eles realmente não são tão conhecedores. Isso faz com que, muitas vezes, o prejuízo conceitual final do projeto seja muito maior dado ao uso ineficiente dos recursos de sua empresa, por serem utilizados por profissionais inexperientes.
Você pode economizar muito e ganhar em eficiência terceirizando algumas etapas do desenvolvimento. Por exemplo, se você estiver usando sua equipe de engenharia de rede para fixar os cabos, você pode até economizar dinheiro no projeto, porém, o tempo perdido na inteligência do projeto, pode ser muito mais custoso para a empresa do que se a mesma tivesse contratado uma equipe de infra de rede para isso.
Gerencie de forma muito efetiva a sua equipe de trabalho
Você precisa encontrar maneiras de se certificar de que sua equipe de projeto, e/ou qualquer outra pessoa trabalhando em seu projeto estão a trabalhar de forma eficiente.
Talvez, você precise gastar horas auditando o projeto, e estar pronto para coisas do tipo, férias planejadas e outras contingências, pois isso é fundamental para o sucesso do projeto.
Poucas coisas vão custar mais do que ter que contratar um especialista no último minuto, isto porque uma de suas peças-chave (um membro da equipe) precisa casar e sair em lua de mel durante o cronograma de desenvolvimento do projeto. Todos estes fatores podem ser previamente acordados e previstos se o gerente de projetos for efetivo e eficiente em suas ações.
Auditorias Constantes
Você precisa se manter totalmente atualizado em termos de orçamento, em cada fase ou etapa de seu projeto. Certifique-se de que você não está tendo um custo maior que o orçado inicialmente. Mantenha também sua equipe sempre informada, para que os mesmos saibam o que fazer quando o orçamento ultrapassar os limites acordados no plano orçamentário.
E caso você precise reavaliar o orçamento do projeto, faça-o imediatamente, sem protelar, para que você mantenha o controle sobre os custos do projeto.
Saber como lidar com os fornecedores é fundamental
Se a contratação de um fornecedor for indispensável para o bom andamento do projeto, faça de tudo para mantê-lo no projeto. Agora, se um vendedor informa a você (durante o desenvolvimento) um custo não previsto por uma situação que realmente deveria ter sido informada, ou de repente ele até sugeriu, porém disse que daria para o projeto ser concluído sem este custo durante o processo orçamental, coloque uma pressão necessária sobre o fornecedor para que ele atenda às suas necessidades, porém, mantendo os preços e valores combinados inicialmente.
Quando isso não for possível, certifique-se de que você ainda está recebendo o melhor valor, e que o vendedor não está repassando ao longo do projeto, os custos das necessidades de última hora para você.
Se você quiser saber mais sobre gerenciamento de projetos, redução de custos e terceirização de uma equipe especializada para gerenciamento dos seus projetos de TI entre em contato conosco. Nossa equipe de especialistas terá um imenso prazer em atendê-lo !
Até a próxima!
